Aktionspläne

1. Warum braucht es für erfolgreiches Veränderungsmanagement Aktionspläne?

Ein guter Plan unterstützt die Transparenz und das Verständnis aller Stakeholder für das Change Projekt. Er legt dar, was bis wann verändert werden soll und wer davon betroffen ist. Dadurch reduziert ein Aktionsplan die Unsicherheit, die der Veränderungsprozess mit sich bringt: Die Verantwortlichen wissen, was zu organisieren ist, da sie das Projekt schon einmal im Detail durchdacht haben und die Mitarbeiter wissen, was auf sie zukommt.

2. Was macht einen guten Aktionsplan aus?

Je nach Größe und Dauer des Projekts wird ein Aktionsplan in unterschiedlicher Detailtiefe erstellt. Folgende Eigenschaften zeichnen einen guten Aktionsplan jedoch immer aus:

1. Er ist verständlich und präzise formuliert: Wenn ein Aktionsplan in unklarem Managerdeutsch verfasst wird, wird er vom Mitarbeiter nicht verstanden und die Verantwortlichen können Ungenauigkeiten in der Planung mit eindrucksvoll klingenden Worten verdecken.
2. Verantwortlichkeiten werden klar zugewiesen: Für jedes Teilprojekt und jede Aufgabe muss klar sein, welche Person für die Durchführung verantwortlich ist. Nicht zugewiesene Aufgaben werden meist nicht erledigt. Wenn auf dem Papier alle verantwortlich sind, fühlt sich in der Praxis oft keiner verantwortlich.
3. Aufgaben und Teilprojekte werden terminiert: Die Erfahrung lehrt, dass To-Dos ohne Deadlinehäufig gar nicht erledigt werden. Dadurch wird der Zeitplan des gesamten Projekts gefährdet.
4. Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Teilprojekten werden im Plan berücksichtigt: Viele Aufgaben sind voneinander abhängig. Ein einfaches Beispiel aus der Pressearbeit: Eine Pressemitteilung kann erst verschickt werden, wenn die Pressemitteilung geschrieben und der Presserverteiler erstellt ist. Im erwähnten Exempel sollte das allen Beteiligten klar sein. Doch in großen Projekten mit komplexen Abhängigkeiten zwischen mehreren Teilprojekten ist das nicht mehr so einfach. Da hilft es ungemein, zu wissen, welches Teilprojekt erst abgeschlossen sein muss, bevor ein anderes in Angriff genommen werden kann.
5. Er gibt eine Rückmeldung, welche Aufgaben und Teilprojekte schon erledigt wurden und welche nicht: Nur dann weiß das Management, wo das Change Projekt gerade steht und ob eine Nachbesserung des ursprünglichen Plans erforderlich ist.
6. Der Projektfortschritt wird auch visuell abgebildet: Menschen sind visuelle Wesen und tun sich schwer, aus einer rein textlichen Auflistung abzulesen, ob das Projekt im Soll liegt. Charts erleichtern es dem Management.
7. Er liegt allen Verantwortlichen in der gleichen Version vor: Veränderungen brauchen Flexibilität. Darum wird sich der Aktionsplan eines Change Projekts im Verlauf des Projekts vermutlich ändern. Wenn dann unterschiedliche Versionen des Aktionsplans umgesetzt werden, ist Chaos vorprogrammiert.

3. Welche unterschiedlichen Tools zur Erstellung eines Aktionsplans gibt es?

Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, mit denen sich gute Aktionspläne für Change Projekte erstellen lässt. Wir stellen drei davon vor:
1. Die Allzweckwaffe: Microsoft Excel
2. Der Produktivitätsexperte: Asana
3. Der Chart-König: Agantty

1. Microsoft Excel

Microsoft Excel ist ein ungemein vielseitiges und mächtiges Programm. Es gibt nur wenige Geschäftsprozesse, die sich mit dieser Allzweckwaffe nicht unterstützen lassen. Auch ein Aktionsplan kann mit Excel erstellt werden. Als Einstieg empfehlen wir, sich eine der im Netz frei verfügbaren Excel-Vorlagen herunterzuladen (zum Beispiel hier) und diese an die eigenen spezifischen Anforderungen anzupassen.

Vorteile: Für viele Unternehmen gehört Microsoft Excel seit Jahrzehnten zum Standardrepertoire. Programmkenntnisse können deshalb nahezu vorausgesetzt werden. Excel bietet seienn Anwendern viele bedürfnisnahe Anpassungs- und Individualisierungsoptionen.
Nachteile: Excel ist nicht extra für diesen Anwendungsfall ausgelegt. Deswegen ist die Anpassung hierfür oft aufwendig. Außerdem besteht die Gefahr, dass lokale Kopien in unterschiedlichen Versionen vorliegen.

2. Asana

2008 wurde Asana von Facebook-Mitgründer Dustin Moskowitz und dem Google- und Facebook-Ingenieur Justin Rosenstein gegründet, nachdem sie bei Facebook die Produktivität der Mitarbeiter verbessern sollten. Asana.com ist eine Software-as-a-Service-Lösung, mit der Teams sowohl Projekte als auch Aufgaben verwalten und sich in der gleichen Oberfläche über die Aufgaben abstimmen können. So lassen sich Projektfortschritte leicht erfassen und Emails und Statusbesprechungen minimieren.

Vorteile: Mit Asana kann nicht nur ein Aktionsplan für das Change Projekt erstellt werden, sondern alle damit verknüpften Aufgaben und die Absprachen laufen über dieses Tool.
Nachteile: Damit es funktioniert, müssen alle betroffenen Mitarbeiter das Tool aktiv nutzen. Das ist eine große Herausforderung.

3. Agantty

Agantty ist ein Projektmanagement-Tool für kleine und mittlere Teams, bei dem hoher Wert auf die Übersichtlichkeit gelegt wurde. Wie der Name schon vermuten lässt, steht im Zentrum von Agantty ein Gantt-Diagramm, das die zeitliche Abfolge eines Aktionsplans grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt.

Vorteile: Im Vergleich zu Asana legt Agantty mehr Wert auf deutsche Server und strenge Datenschutzgrundsätze. Außerdem lässt sich Agantty wie das Change Game auf Plattdütsch nutzen ;-)
Nachteile: Im Vergleich zu Asana bietet Agantty weniger Funktionen und Flexibilität.